INTENSIV-SEMINAR – DLS3

Kosten und Qualität steuern

23. – 24. März 2021 | in Oberhausen & per Livestream

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Eigentlich könnte es so einfach sein, das Kosten steuern!

Der maßgebliche Hebel dazu liegt in der Häufigkeit, in der ein Service erbracht wird.

Kosten zu steuern heißt, diese Häufigkeit anzupassen, wo es notwendig und gemäß Vertrag möglich ist. Und natürlich wo die so entstehende Qualität auch mit dem Nutzer abgestimmt wird! Und welche Services braucht man eigentlich wirklich? An welchen „Serviceempfängern“? Und gilt das für alle „Serviceempfänger“ (was ist das überhaupt?!) gleichermaßen? Und und und …

Das einfache Prinzip wird also schnell zu einer komplexen Aufgabe. Büroraum ist nicht gleich produktionsnahe Fläche. Der Flur im Kundenbereich ist nicht gleich Standard-Büro. Technische Services sind nicht gleich infrastrukturelle Services.
Das Wissen, wo was erforderlich ist – und was nicht! – damit das Kerngeschäft optimal unterstützt wird, ist das Know-how des Dienstleistungssteuerers. Hier geht es um die spezifische Anpassung von Standards an die Bedarfe des Unternehmens, ergänzt um lokale und Standortbesonderheiten.

Diese Aufgabe zu erfüllen und transparent sowie nachvollziehbar umzusetzen – das verstehen wir unter „smarter Kostensteuerung“. Hier die Aufbau-Logik des Seminars:

  1. Services smart konzipieren: Die Serviceempfänger, die nötigen Services und alles zusammen in der Servicematrix
  2. Wie aus der Servicematrix eine Leistungsbeschreibung und daraus eine Ausschreibung wird
  3. Wie Leistungskalkulation so vorgegeben wird, dass Kalkulation wirklich vergleichbar und später die Leistungen auch steuerbar sind
  4. Wie die richtigen Pflöcke schon vor dem ersten Bietergespräch eingeschlagen werden

 

Ergebnisziele

  • Strukturierung aller Serviceempfänger (Nutzer, Organisation, Objekte, Anlagen, Flächen) aus Betriebssicht dargestellt und erläutert
  • Handhabung der Servicematrix geklärt
  • Erstellung eines individuellen Servicekonzeptes ermöglicht
  • Methodik von der Servicematrix zur Leistungsbeschreibung und zur Ausschreibung dargelegt
  • Steuermechanismen der Qualitätsentstehung erkannt und als Hebel der Dienstleistungssteuerung greifbar
  • Kalkulation von Leistungen ist durchdrungen, Ausschreibungen können danach aufgesetzt werden, Vergleich echter Preis-
  • Leistungsverhältnisse ist ermöglicht
  • Implementierungsfahrplan zur Umsetzung geklärt

Seminartag 1

09:30 Uhr | Begrüßung
Gemeinsame Standortbestimmung der Teilnehmer

  • Ins Thema reinkommen, sich einander vorstellen und
    Erwartungen austauschen

10:00 Uhr | DLS Review
Was vom Funktions- und Leistungsmodell im Tagesgeschäft bereits umgesetzt ist

  • Erfahrungen mit den Stakeholdern im Tagesgeschäft
  • Wiederholung der wesentlichen Elemente aus dem Leistungsmodell

11:30 Uhr | Kaffeepause

11:45 Uhr | Vom Haben …
Wie aus Betriebssicht eine Anlagen- und Flächenstruktur aussehen muss

  • Die unterschiedliche Sicht des Planen und Bauens sowie des Betriebs auf ein Gebäude
  • Konsequenzen der unterschiedlichen Sichten auf Daten und Daten-Strukturen – was verwendet werden kann und wo Anpassungen erforderlich sind
  • Darstellung einer vollständigen Anlagen- und Flächenstruktur aus Betriebsperspektive inkl. der unterschiedlichen Bedarfsträger

12:45 Uhr | gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr | ... zum Tun
Wie der Überblick über alle erforderlichen Tätigkeiten hergestellt und behalten wird

  • Nutzbarkeit und Schwächen vorhandener Standard-Beschreibungen und Normen
  • Darstellung einer vollständigen Struktur sämtlicher Facility Services
  • Standardisierungsfähigkeit dieser Struktur

15:00 Uhr | Kaffeepause

15:15 Uhr | Und dann: Services smart konzipieren
Wie aus dem Ganzen eine Servicematrix und daraus ein Servicekonzept wird

  • Zusammenfügen von Flächen, Anlagen und Bedarfsträgern sowie der Facility Services zur Servicematrix
  • Füllen der Servicematrix mit Zuständigkeiten, Serviceleveln, Qualitäten und Häufigkeiten
  • Jetzt kommt die Kür: Die Nutzung der Methodik zur Umsetzung von Kostenzielen.
  • Die Methodik ermöglicht es, jegliche Budget-Vorgaben umzusetzen – und dabei gleichzeitig mögliche Risiken für Rechtssicherheit,
  • Verfügbarkeit, Werteentwicklung sowie Nutzerzufriedenheit klar aufzuzeigen.
  • Ausblick: Die Aufwandstreiber der Services und Möglichkeiten zur Erstellung von Should-Cost-Listen

16:45 Uhr | Blitzlichtrunde zum 1. Seminartag

17:15 Uhr | Ende des 1. Seminartages

 

Seminartag 2

08:30 Uhr | Begrüßung
Gemeinsames Rekapitulieren des 1. Seminartages

9:00 Uhr | Wie aus der Servicematrix eine Leistungsbeschreibung und daraus eine Ausschreibung wird
Vom Benötigen zum Bekommen?

  • Raum- und Anlagenbücher
  • Leistungsbeschreibungen
  • Knackpunkte einer Ausschreibung gemäß
  • Steuerungsmodell

10:45 Uhr | Kaffeepause

11:00 Uhr | Wie Leistungen so kalkuliert werden, dass sie wirklich vergleichbar und später auch steuerbar sind
Weiterführen der Diskussion

  • Steuerungsfähig ist der, der weiß, was wann von wem geschuldet ist!
  • Kalkulationsvorlagen & Kalkulationselemente

12:00 Uhr | gemeinsame Mittagspause

13:00 Uhr | Schließlich: Kalkulieren

  • Kritische Würdigung marktüblicher Kalkulationen

13:30 Uhr | Vergabe = Verhandlung = Positionierung
Wie die richtigen Pflöcke schon vor dem ersten Bietergespräch eingeschlagen werden

  • Vergleichbarkeit von Angeboten und Auswahlkriterien
  • Von Anfang an die richtige Positionierung als kompetenter Auftraggeber: Einladungen, Agenda, psychologische Aspekte

14:00 Uhr | EXKURS: Keine Vergabe = keine Verhandlungs-möglichkeiten ?!
Wie in laufenden Verträgen das Servicekonzept angepasst werden kann

  • Möglichkeiten zu Kostensenkungen auch ohne Ausschreibung

14:15 Uhr | Kaffeepause

14:30 Uhr | … und jetzt die PS auf die Straße bringen: Implementierung
Wie die Überführung eines guten Vergabeergebnisses in die langjährige Betriebsphase gelingt

  • Typische Struktur und Projektplan einer Implementierung gemäß Steuerungsmodell: Vorstellung Mindestanforderungen, Arbeitsphase, formale Fixierung
  • Typische Verhaltensweise, um doch weiterhin alles wie immer zu machen und entsprechende Gegenstrategien

16:00 Uhr | Diskussion zum Abschluss
Wie die Umsetzung des Gelernten im Tagesgeschäft der Teilnehmer gelingt

16:15 Uhr | Verabschiedung der Teilnehmer

Gebühren
Die Gebühr je Seminartag beträgt EUR 675,00 zzgl. MwSt. Bei gleichzeitiger Buchung von 3 Modulen je Person beträgt die Gebühr je Seminartag EUR 499,00 zzgl. MwSt.; inkl. Kursunterlagen, Mittagessen, Kaffee und Erfrischungsgetränken während der gesamten Veranstaltung. Bei Teilnahme am Live-Stream wird eine Gebühr von EUR 190,00 zzgl. MwSt. pro Tag fällig.



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* alle Preise zzgl. MwSt.