Einkaufsforum 2019

Services smart einkaufen

19. November 2019 | TZU, Oberhausen

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Verschwendung wird im Einkauf gemacht

Mittlerweile wagen viele Unternehmen neue, qualitativere Ansätze um Services auszuschreiben und einzukaufen. Das bedeutet: bessere Datenlagen darüber, welche Services benötigt werden, bessere Leistungsspezifikationen, die Beschreibung von Prozessen schon in der Ausschreibung, das Herstellen eines gemeinsamen Leistungsverständnisses mit den Bietern, Should-Cost-Listen und ein transparentes Preis-/Leistungsverhältnis. Full-stop – einatmen – jetzt kommt das Aber.

Aber: Der Aufwand, besser auszuschreiben, damit weniger Geld verbrannt wird, ist eben höher als bei der herkömmlichen Ausschreibung. Die Sorge, der Aufwand könne höher sein, als der wirtschaftliche Nutzen, ist vielfach zu beobachten. Und wenn die Ausschreibung ansteht und damit die Timeline im Nacken sitzt, wird es noch schwieriger Neues zu wagen.

Da hilft nur:

  • den Aufwand und den Nutzen rechnen und darstellen
  • verprobte Praxisbeispiele mit dem eigenen Vorgehen vergleichen
  • das verbesserte Ausschreibungsverfahren fassbar machen

Tun wir das doch gemeinsam – beim Einkaufsforum Facility Services 2019

 

10.00 Uhr | Begrüßung

Katja Bilski-Neumann, Geschäftsfeldleiterin, i²fm GmbH

 

10.10 Uhr | 20% sind die Regel, 30% häufig – die Kostenabweichung nach oben aufgrund schlechter Ausschreibungen stimmt bedenklich. Nur ein Bruchteil der Projekte hat eine Kostenabweichung von weniger als 5%.

  • Zeit, dass sich was dreht.
  • Ergebnisse einer Umfrage unter 200 Corporates und ihren Erfahrungen mit Ausschreibungen
  • Was sind die größten Kostenfallen im Vergabeprozess?
  • Vertreter der Gruppe „Ausschreibungen verbessern“ zum Nutzerkongress 2020

Markus Breithaupt, Vorstandsvorsitzender, HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG

 

10.25 Uhr | Besser ausschreiben – was heißt das im Detail für jeden Schritt einer Ausschreibung? Was wird anders gemacht, wie ist der Nutzen?

  • Smarte Struktur zur Bedarfs- und Anforderungsklärung
  • Servicebeschreibung: Was sind die kalkulationsrelevanten Informationen je Service, wie wirken sich Annahmen aus – und wie Datenlücken?
  • Vergabeprozess: Aufwand & Nutzen der Herstellung eines gemeinsamen Leistungsverständnisses mit den Bietern
  • Standardisierung der Kalkulationsmodelle – Bericht aus dem VDI-Arbeitskreis FM
  • Verfahrensansweisung: Aufwand & Nutzen, Prozesse in der Ausschreibung zu verankern
  • Vor- und Nachteile eines vollständig transparenten Preis-/Leistungsverhältnisses

Holger Knuf, Institutsleiter, i²fm GmbH

 

11.10 Uhr | Aufwand & Nutzen neuer Ausschreibungsverfahren

  • Wie sind die Erfahrungen mit den Veränderungen im Aufwand?
  • Wie man ein solches Projekt im Unternehmen richtig aufsetzt und durchsetzt?
  • Welche Erwartungen stehen im Raum?
  • Wie wird der Nutzen belegt?
  • Welche Fragen hat derjenige, der sich gerade an eine neue Vorgehensweise herantastet?
  • Praxisbeispiele & Erfahrungen

Christopher Böhmer, Europe Procurement Commodity Mgr., UPS Deutschland S.à r.l. & Co. OHG

Jens Schlüter, Head of Corporate Real Estate Enabling Functions, Zalando SE

Wolfgang Pagani, Head of Procurement Technical Services, Covestro Deutschland AG

 

11.40 Uhr | Kaffeepause

 

12.10 Uhr | Die Hochzeit des top down- und bottom up-Ansatzes

  • Bisher schienen globale, top down-Vergabeansätze insbesondere mit den deutschen bottom up-Ansätzen wie Wasser und Öl zu sein. Nun werden sie mithilfe einer smarten Servicematrix vereinbar, ja ergänzen sich sogar.
  • Wie man mit dieser Servicematrix arbeitet

Christopher Böhmer, Europe Procurement Commodity Mgr., UPS Deutschland S.à r.l. & Co. OHG

 

12.35 Uhr | Kalkulation von Services: Wo stecken die Aufwandstreiber?

Dave Gebauer, Niederlassungsleiter Facility Services Berlin, ENGIE Deutschland GmbH

 

13.00 Uhr | Gemeinsame Mittagspause

 

14.00 Uhr | Erkenntnisse aus der Dienstleistungssteuerung für den Einkauf von Services nutzbar machen

Lars Sander, Senior Manager, Prokurist, Central Procurement

Jochen Wiener, Head of Real Estate and Facility Management, PwC GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

 

14.30 Uhr | Transparentes Preis-/Leistungsverhältnis: Was gehört dazu? Wie werden Angebote damit wirklich vergleichbar?

i²fm im Dialog mit: Barbara Hoeren, Fachreferentin / Strategischer Einkauf, ARAG SE

 

15.00 Uhr | These: Ein gemeinsames Leistungsverständnis herzustellen, gehört schon in den Bietergesprächen auf die Agenda. Eine Pro & Contra Diskussion.

Falko Möller, Strategic Purchasing Manager Facility Management/ Bau, Union Investment Real Estate GmbH

 

15.30 Uhr | Kaffeepause

 

16.00 Uhr | Parallele Diskussionstische zur Vertiefung

  • Arbeiten mit der Servicematrix – wie funktioniert das im Detail?
    Frank Werker, Geschäftsfeldleiter, i²fm GmbH
  • Kalkulation von Services: Wo stecken die Aufwandstreiber?
    Dave Gebauer, Niederlassungsleiter Facility Services Berlin, ENGIE Deutschland GmbH
  • Apropos Preis-/Leistungsverhältnis: Die finale Preisverhandlung ohne noch einmal das Leistungskonzept anzupassen konterkariert den Ansatz – warum, wieso, weshalb und mit welchen Folgen?
    Holger Knuf, Institutsleiter, i²fm GmbH

 

16.45 Uhr | Ergebnispräsentation der Diskussionstische & Quintessenz

 

17.00 Uhr | Ende der Veranstaltung

 




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